![](https://www.unitygroup.com/wp-content/uploads/2020/09/volkswagen_group.png)
![](https://www.unitygroup.com/wp-content/uploads/2020/12/AdobeStock_322837828_Editorial_Use_Only-1-1024x678.jpeg)
Rozwiązanie: Integracja Systemów Branża: Motoryzacja
System obiegu dokumentów
![](https://www.unitygroup.com/wp-content/uploads/2020/12/AdobeStock_307758838_Editorial_Use_Only-683x1024.jpeg)
Wyzwanie
Volkswagen Group Polska to jedna z czołowych grup motoryzacyjnych, znana i ceniona na całym świecie. To importer marek Volkswagen Samochody Użytkowe, Volkswagen, Porsche, Seat, Skoda i Audi.
Volkswagen Group Polska przed realizacją projektu OBDOK2 posiadała system do opisywania i akceptowania faktur zakupowych, który jednak nie uwzględniał całego procesu zakupowego. Większa część procesu dotycząca zbierania zapotrzebowań od pracowników, ogłaszania przetargów, zbierania ofert oraz akceptowania i składania zamówień do dostawców obywała się ręcznie poza systemem z wykorzystaniem różnych typów dokumentów wymienianych drogą mailową lub w formie papierowej.
- Poproszono nas o stworzenie systemu, który zautomatyzowałby proces zamawiania produktów i usług.
- Nowy system miał zautomatyzować proces i zapewnić łatwy dostęp do wszystkich dokumentów, wygenerowanych w procesie oraz możliwość śledzenia ich statusu oraz zmian dokonywanych przez poszczególnych użytkowników.
- Nowy proces dokonywania zakupów oraz obiegu dokumentów (zapotrzebowania, zamówienia i faktury).
- Integracja z innymi systemami funkcjonującymi w architekturze klienta: Active Directory, struktura HR, SAP.
- Migracja obecnego systemu na nową platformę wraz z jego dostosowaniem do nowego procesu.
- Proof of Concept aplikacji mobilnej, umożliwiającej akceptowanie dokumentów.
![](https://www.unitygroup.com/wp-content/uploads/2020/09/Volkswagen_Group_testimonials-150x150.jpg)
Rozwiązanie
- System zapewnia spersonalizowane widoki dla wszystkich osób i jednostek biorących udział w procesie, od zgłaszającego zapotrzebowanie przez osoby akceptujące, kontrolerów, handlowców do księgowości i członków zarządu. Zaprojektowane formularze przenoszą częściowo ciężar pracy związany z doprecyzowaniem zapotrzebowania na zgłaszającego, co pozwala na zwiększenie wydajności zespołu odpowiedzialnego za zakupy.
- W znacznym stopniu zautomatyzowany jest również proces opisywania faktur wystawionych do zamówień, zrealizowanych na podstawie zgłoszonych zapotrzebowań.
- System OBDOK2 został wkomponowany w obecną infrastrukturę IT w Volkswagen Group Polska, w związku z czym powstały interfejsy wymiany danych pomiędzy nim, a innymi wykorzystywanymi systemami.
- Zapotrzebowanie na towary (usługi) zgłaszane jest przy pomocy formularza przez wnioskodawcę, którym może być każdy pracownik VGP. W zależności od wartości zapotrzebowania, jest ono zatwierdzane przez osoby o odpowiednich rolach w strukturze organizacyjnej.
- Weryfikator ma możliwość zaakceptowania zapotrzebowania bez uwag lub odesłania do poprawy wraz z komentarzem. Zatwierdzone zapotrzebowanie trafia do działu kontrolingu i zakupów, gdzie zostaje przetworzone w zamówienie do dostawcy.
Rezultat
![](https://www.unitygroup.com/wp-content/uploads/2020/09/Volkswagen_Group_testimonials-150x150.jpg)
Technologie
/ Wspierające rozwiązania
![](https://www.unitygroup.com/wp-content/uploads/2020/12/Volkswagen_Group_case_study_cover.jpg)
![](https://www.unitygroup.com/wp-content/uploads/2020/12/vw_case_16n9-1-e1609263615537.jpg)
Oparta o API, wysokodostępna integracja ponad 30 systemów
Sprawne przeniesienie i obsługa rozbudowanych integracji z systemami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
![](https://www.unitygroup.com/wp-content/uploads/2020/12/Volkswagen_Group_case_study_cover.jpg)
![](https://www.unitygroup.com/wp-content/uploads/2020/12/AdobeStock_288399959_Editorial_Use_Only.jpeg)
System logistyczny
Jedno rozwiązanie do obsługi kilku firm. Umożliwienie komunikacji wszystkich systemów logistycznych.