Rozwiązanie: Integracja Systemów Branża: Motoryzacja
System obiegu dokumentów
Wyzwanie
Volkswagen Group Polska to jedna z czołowych grup motoryzacyjnych, znana i ceniona na całym świecie. To importer marek Volkswagen Samochody Użytkowe, Volkswagen, Porsche, Seat, Skoda i Audi.
Volkswagen Group Polska przed realizacją projektu OBDOK2 posiadała system do opisywania i akceptowania faktur zakupowych, który jednak nie uwzględniał całego procesu zakupowego. Większa część procesu dotycząca zbierania zapotrzebowań od pracowników, ogłaszania przetargów, zbierania ofert oraz akceptowania i składania zamówień do dostawców obywała się ręcznie poza systemem z wykorzystaniem różnych typów dokumentów wymienianych drogą mailową lub w formie papierowej.
- Poproszono nas o stworzenie systemu, który zautomatyzowałby proces zamawiania produktów i usług.
- Nowy system miał zautomatyzować proces i zapewnić łatwy dostęp do wszystkich dokumentów, wygenerowanych w procesie oraz możliwość śledzenia ich statusu oraz zmian dokonywanych przez poszczególnych użytkowników.
- Nowy proces dokonywania zakupów oraz obiegu dokumentów (zapotrzebowania, zamówienia i faktury).
- Integracja z innymi systemami funkcjonującymi w architekturze klienta: Active Directory, struktura HR, SAP.
- Migracja obecnego systemu na nową platformę wraz z jego dostosowaniem do nowego procesu.
- Proof of Concept aplikacji mobilnej, umożliwiającej akceptowanie dokumentów.
Rozwiązanie
- System zapewnia spersonalizowane widoki dla wszystkich osób i jednostek biorących udział w procesie, od zgłaszającego zapotrzebowanie przez osoby akceptujące, kontrolerów, handlowców do księgowości i członków zarządu. Zaprojektowane formularze przenoszą częściowo ciężar pracy związany z doprecyzowaniem zapotrzebowania na zgłaszającego, co pozwala na zwiększenie wydajności zespołu odpowiedzialnego za zakupy.
- W znacznym stopniu zautomatyzowany jest również proces opisywania faktur wystawionych do zamówień, zrealizowanych na podstawie zgłoszonych zapotrzebowań.
- System OBDOK2 został wkomponowany w obecną infrastrukturę IT w Volkswagen Group Polska, w związku z czym powstały interfejsy wymiany danych pomiędzy nim, a innymi wykorzystywanymi systemami.
- Zapotrzebowanie na towary (usługi) zgłaszane jest przy pomocy formularza przez wnioskodawcę, którym może być każdy pracownik VGP. W zależności od wartości zapotrzebowania, jest ono zatwierdzane przez osoby o odpowiednich rolach w strukturze organizacyjnej.
- Weryfikator ma możliwość zaakceptowania zapotrzebowania bez uwag lub odesłania do poprawy wraz z komentarzem. Zatwierdzone zapotrzebowanie trafia do działu kontrolingu i zakupów, gdzie zostaje przetworzone w zamówienie do dostawcy.
Rezultat
Technologie
/ Wspierające rozwiązania
x Unity Group
Lider rynku motoryzacyjnego, Volkswagen Group Polska, współpracuje z Autoryzowaną Siecią Dealerską, jak również Autoryzowanymi Serwisami. Działa głównie w zakresie dystrybucji nowych samochodów, akcesoriów oraz części zamiennych.
Unity Group współpracuje z Volkswagen Group Polska już od wielu lat, odpowiadając na potrzeby klienta w zakresie rozwoju i wdrożenia oprogramowania, budowania architektury i integracji systemów, a także wspierania procesów biznesowych.
Oparta o API, wysokodostępna integracja ponad 30 systemów
Sprawne przeniesienie i obsługa rozbudowanych integracji z systemami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
System logistyczny
Jedno rozwiązanie do obsługi kilku firm. Umożliwienie komunikacji wszystkich systemów logistycznych.
Tobie również
możemy pomóc
To tylko jeden z przykładów naszego doświadczenia, którym możemy się podzielić z Twoją firmą. Każdy projekt jest inny – tak jak każda współpraca. Skontaktuj się z nami i zacznijmy pracować nad czymś nowym – razem!
