Polityka prywatności dla osób reprezentujących Klientów i Dostawców Unity Group oraz ich pracowników i współpracowników

Z niniejszego dokumentu dowiesz się, w jaki sposób i na jakich zasadach przetwarzamy Twoje dane osobowe, kiedy negocjujemy, zawieramy i wykonujemy z Tobą lub Twoją firmą umowę, a także w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób reprezentujących Twoją firmę oraz osób wyznaczonych do kontaktu w związku z wykonywaniem konkretnej umowy.

Niniejsze postanowienia znajdują zastosowanie w każdym przypadku negocjowania lub zawierania i wykonywania umowy z innym podmiotem gospodarczym, niezależnie od tego, czy w zawieranej z nami umowie firma, w imieniu której działasz, określana jest mianem Klienta, Kontrahenta, Dostawcy, Zamawiającego itp. Na potrzeby niniejszego dokumentu stosujemy ujednolicone nazewnictwo – Klienta. 

Dane kontaktowe administratora Twoich danych osobowych 

Unity Group* tworzą Unity S.A., Unity International Sp. z o.o. oraz Unity Systems Sp. z o.o.  

Do celów określonych przez stosowne przepisy dotyczące ochrony danych, administratorem danych jest konkretny podmiot powiązany z Unity Group, który będzie świadczył dla Ciebie bezpośrednio usługi lub który będzie się z Tobą komunikował.  Niniejsza informacja dotyczy wszystkich takich podmiotów, przy czym w razie wątpliwości administratorem Twoich danych będzie podmiot, z którym Twoja firma będzie zawierać i wykonywać umowę. 

*W skład Unity Group wchodzi również Global4Net Sp. z o.o., ale podmiot ten nie jest administratorem Twoich danych, a zamieszczone poniżej informacje nie znajdują do niego zastosowania. 

Administratorem Twoich danych osobowych może być: 

UNITY S.A. z siedzibą we Wrocławiu (53-611), przy ul. Strzegomskiej 2-4, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000004330, REJESTR PRZEDSIĘBIORCÓW VI Wydział Gospodarczy KRS Sądu Rejonowego dla Wrocławia Fabrycznej, posiadająca kapitał akcyjny w wysokości 6 664 388,00 zł, opłacony w całości. 

Unity International Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-611), przy ul. Strzegomskiej 2-4, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000356947, REJESTR PRZEDSIĘBIORCÓW VI Wydział Gospodarczy KRS Sądu Rejonowego dla Wrocławia- Fabrycznej posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 125 000,00 zł, opłacony w całości. 

Unity Systems Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-611), przy ul. Strzegomskiej 2-4, 

wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000262592, REJESTR PRZEDSIĘBIORCÓW VI Wydział Gospodarczy KRS Sądu Rejonowego dla Wrocławia Fabrycznej, posiadająca kapitał udziałowy w wysokości 200 000,00 zł, opłacony w całości. 

 

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych 

Inspektorem ochrony danych osobowych w Unity S.A., Unity International Sp. z o.o. oraz Unity Systems Sp. z o.o. jest Maciej Bednarek.  

Kontakt z inspektorem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możliwy jest pod adresem: iod@unitygroup.com 

 

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe? 

Celem przetwarzania danych osobowych jest zawarcie i wykonanie umowy z Klientem (w tym realizacji zamówienia), przy czym: 

  1. jeżeli jesteś osobą reprezentującą Klienta, to podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; 
  2. jeżeli jesteś pracownikiem, współpracownikiem, osobą wyznaczoną przez Klienta do kontaktu w związku z zawarciem i wykonaniem umowy, to podstawą przetwarzania Twoich danych jest prawnie usprawiedliwiony cel Klienta oraz właściwego podmiotu z Unity Group polegający na wykonywaniu zawartej umowy przez jej Strony. 

Celem i podstawą przetwarzania danych osobowych osób będących przedstawicielami Klienta jest także wypełnienie prawnych obowiązków ciążących na właściwym podmiocie z Unity Group, w szczególności realizacji obowiązków w zakresie rachunkowości i podatkowych.

Celem i podstawą przetwarzania danych osobowych osób będących przedstawicielami Klienta jest uzasadniony interes właściwego podmiotu z Unity Group polegający na realizacji marketingu usług własnych, konieczności rozpatrywania reklamacji, ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, tworzenia zestawień, analiz i statystyk na wewnętrzne potrzeby Unity Group. 

 

Właściwy podmiot z Unity Group będzie przetwarzać Twoje dane osobowe w zakresie obejmującym imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko oraz ewentualne inne kategorie danych podane przez Ciebie lub znajdujące się w dokumencie uprawniającym Cię do występowania w imieniu Klienta. 

 

Jak długo przetwarzamy Twoje dane? 

Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe przez okres niezbędny do zrealizowania celów, dla których zostały zebrane tj. w zakresie realizacji umowy zawartej pomiędzy podmiotem z Unity Group a Klientem przez okres jej obowiązywania, a po tym czasie przez okres wynikający z przepisów prawa lub dla realizacji uzasadnionych interesów podmiotu z Unity Group, w tym: dla zabezpieczenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi, do upływu okresu przedawnienia tych roszczeń zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami. 

Właściwy podmiot z Unity Group będzie przetwarzać Twoje dane osobowe w celu wypełnienia obowiązków prawnych wynikających m.in. in. z przepisów ustawy o rachunkowości przez okres przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. 

Kto jest odbiorcą Twoich danych osobowych? 

Odbiorcą Twoich danych osobowych, czyli zewnętrznym podmiotem, który będzie mógł uczestniczyć w procesie przetwarzania Twoich danych, będą nasi zaufani podwykonawcy – dostawcy usług IT w zakresie hostingu danych oraz usług poczty służbowej (Microsoft), czy narzędzia do komunikacji wewnętrznej (Slack). 

Twoje dane osobowe mogą zostać udostępnione odbiorcom wspierającym działalność podmiotów z Unity Group takim jak: dostawcy usług prawnych, IT, obsługa przesyłek pocztowych i kurierskich. 

Twoje dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom z Unity Group (w tym Global4Net Sp. z o.o.) uczestniczącym w realizacji umowy, wyłącznie w zakresie niezbędnym do jej należytego wykonania, w celu optymalizacji procesów biznesowych. 

 

Charakter podania danych 

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Brak stosownych danych uniemożliwia nam zawarcie umowy, a następnie jej należyte wykonanie. 

 

Transgraniczne przetwarzanie danych 

Twoje dane osobowe zasadniczo nie są przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, natomiast może to nastąpić wtedy, gdy zdecydujesz się prowadzić z nami wewnętrzną korespondencję za pośrednictwem narzędzia Slack firmy Slack Technologies LLC z siedzibą w USA. Takie przetwarzanie danych ma miejsce na podstawie tzw. standardowych klauzul umownych, postanowień umowy zawartej między nami a Slackiem, które gwarantują adekwatny stopień bezpiecznego przetwarzania Twoich danych osobowych.  

 

Skąd pozyskujemy Twoje dane osobowe? 

Dane osobowe osób uprawnionych do reprezentacji Klienta zostały nam udostępnione bezpośrednio przez te osoby ze strony Klienta. 

Dane osobowe osób uczestniczących w wykonaniu umowy zostały nam udostępnione przez osoby reprezentujące Klienta. 

 

Jakie prawa przysługują Tobie w związku z przetwarzaniem danych osobowych? 

Poniżej prezentujemy Twoje prawa związane z ochroną danych osobowych oraz faktem przetwarzania przez nas Twoich danych. Prawa, które przysługują Tobie w konkretnej sytuacji, zależą od tego, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane osobowe. 

 

Prawo dostępu do danych 

Masz prawo do uzyskania informacji odnośnie przechowywanych przez nas danych osobowych na Twój temat. Uprawnienie to dotyczy wszystkich procesów przetwarzania Twoich danych. 

 

Prawo do sprostowania 

Masz prawo do niezwłocznego sprostowania i/lub uzupełnienia danych osobowych przechowywanych na Twój temat. Uprawnienie to dotyczy wszystkich procesów przetwarzania Twoich danych. 

 

Prawo do ograniczenia przetwarzania 

Masz prawo zwrócić się do nas, aby przetwarzanie Twoich danych osobowych zostało ograniczone, jeżeli kwestionujesz dokładność danych przechowywanych na Twój temat, jeżeli przetwarzanie odbywa się bez podstawy prawnej, lub jeżeli przedstawiłeś swój sprzeciw wobec ich przetwarzania bądź jeśli nie potrzebujemy już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Tobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 

 

Prawo do usunięcia 

Masz prawo domagać się usunięcia Twoich danych osobowych przechowywanych przez nas, o ile utrzymywanie danych nie jest niezbędne dla zapewnienia wolności słowa, wolności dostępu do informacji, spełnienia zobowiązania wynikającego z przepisów prawa, z powodu interesu publicznego, w celu zgłoszenia lub obrony przed roszczeniami lub w celu dochodzenia praw na mocy przepisów.  

 

Prawo do informacji 

Jeżeli zgłosiłeś prawo do sprostowania, do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, powiadomimy wszystkich odbiorców Twoich danych osobowych o sposobie sprostowania, usunięcia lub nałożenia ograniczeń w przetwarzaniu tych danych, chyba że jest to niemożliwe do przeprowadzenia lub wiąże się z nieproporcjonalnym wysiłkiem.  

 

Prawo do przenoszenia danych 

Masz prawo do uzyskania kopii przekazanych nam danych, które zostaną przesłane Tobie lub osobie trzeciej w ustrukturyzowanym, standardowym formacie, czytelnym dla czytników maszynowych. Jeżeli domagasz się przesłania tych danych do innego administratora danych, zostanie to zrealizowane, o ile istnieje taka możliwość techniczna. Niniejsze uprawnienie odnosi się wyłącznie do sytuacji, gdy przetwarzamy Twoje dane na podstawie Twojej zgody lub w związku z realizacją umowy.  

 

Prawo do sprzeciwu 

Jeżeli Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie naszego uzasadnionego interesu prawnego, to masz prawo do złożenia sprzeciwu w dowolnym czasie wobec dalszego przetwarzania. Rozpatrzymy Twój wniosek zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów. 

 

Prawo do wycofania zgody 

Jeśli Twoje dane są przetwarzane na podstawie zgody, masz prawo ją wycofać w dowolnym momencie, ze skutkiem przyszłym. Pozostanie to bez wpływu na legalność dotychczas przetwarzanych danych. Możesz wycofać zgodę pisząc na adres e-mail: iod@unitygroup.com 

 

Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego 

Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych lub jeżeli Twoje prawa do ochrony danych zostały naruszone w jakikolwiek inny sposób, możesz złożyć skargę do organu nadzorczego. Organem nadzorczym właściwym na terytorium Polski jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie (ul. Stawki 2). Zanim skorzystasz z prawa do złożenia skargi, zachęcamy Ciebie do zwrócenia się w pierwszej kolejności do nas, abyśmy mogli wyjaśnić Tobie wszelkie wątpliwości.  

 

Rozpatrzenie wniosku 

Jeśli skierujesz do nas wniosek o realizację danego uprawnienia, to odpowiedź na zgłoszenie zostanie udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, poinformujemy Cię o przyczynach takiego przedłużenia. 

Odpowiedź na Twój wniosek będzie udzielana na adres e-mail, z którego prześlesz wniosek, a w przypadku wniosków skierowanych listownie, listem zwykłym na adres przez Ciebie wskazany, o ile z treści listu nie będzie wynikała chęć otrzymania informacji zwrotnej na adres e-mail (w takim przypadku należy podać adres e-mail).