Behalten Sie die Finanzen unter Kontrolle. Geschäftsanalyse des Zustands des Unternehmens in Power BI

Die durch die Coronavirus-Epidemie und den Krieg hervorgerufene wirtschaftliche Situation hat in fast allen Wirtschaftszweigen zu einem raschen Wandel des Geschäftsgebarens geführt. Die Unternehmer konzentrieren sich jetzt auf eine strenge Kostenkontrolle und -optimierung und suchen nach Möglichkeiten, zusätzliche Einnahmen zu erzielen. Unter diesen schwierigen Umständen können fortschrittliche Analyse- oder Business-Intelligence-Lösungen Abhilfe schaffen.

Dank eines einfachen Implementierungsprozesses, beträchtlicher analytischer Fähigkeiten und einer umfangreichen Datenpräsentationsschicht können BI-Systeme wie Microsoft Power BI besonders dann nützlich sein, wenn Sie einen einfachen Zugang zu Wissen über den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens erhalten und besser auf Veränderungen reagieren wollen, insbesondere in Zeiten der Marktvolatilität. Dabei helfen z.B. Analysen über die Veränderung des Kaufverhaltens im Zeitverlauf oder Benachrichtigungsfunktionen bei relevanten Ereignissen.

 

Was ist Business Intelligence-Berichterstattung?

Unter Business Intelligence (BI)-Berichterstattung versteht man den Prozess der Analyse von Daten aus verschiedenen Quellen, um daraus geschäftsrelevante Erkenntnisse zu gewinnen, z. B. über den Umsatz, das Verkaufsvolumen oder die Kundenzufriedenheit. Die Daten werden dann in Form von visuellen Berichten und Dashboards dargestellt. Dies erleichtert datengestützte Entscheidungen und wirkt sich positiv auf den Geschäftsbetrieb aus.

Business-Intelligence-Systeme helfen dabei, Trends zu erkennen, den Zustand des Unternehmens im Laufe der Zeit anhand historischer Daten zu überwachen und Krisensituationen schnell zu erkennen. BI-Systeme geben Unternehmen wertvolle Einblicke in die Geschäftsabläufe, unterstützen den Aufbau von Wettbewerbsvorteilen und entwickeln eine datengesteuerte Unternehmenskultur.

Es gibt viele beliebte Business-Intelligence-Systeme, z. B. Microsoft Power BI, Tableau, QlikView, SAP BusinessObjects, IBM Cognos Analytics, Oracle BI. Alle BI-Tools haben ihre Stärken und Schwächen, so dass die Wahl des richtigen Business-Intelligence-Systems zur Analyse der Gesundheit Ihres Unternehmens von Ihren spezifischen Bedürfnissen abhängt. Daher werden wir uns auf Power BI konzentrieren – eines der attraktivsten Tools für Unternehmensanalysen. Microsoft Power BI ist aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit, seines attraktiven Preises und seiner Fähigkeit zur Integration mit anderen Microsoft-Tools sehr beliebt geworden.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie den aktuellen Stand Ihres Unternehmens überprüfen und schneller auf Veränderungen reagieren können, was in Zeiten von Marktturbulenzen äußerst wichtig ist. Analysen, die Veränderungen im Kundenverhalten aufzeigen oder Anomalien melden, können äußerst nützlich sein.

1 / Analysieren Sie Verkaufstrends mit Power BI

Plötzliche Marktturbulenzen können zu Veränderungen im Kaufverhalten der Kunden führen. Waren, die sich bisher gut verkauft haben, werden nicht unbedingt den gleichen Trend fortsetzen. Andererseits können Waren, die von den Kunden kaum angenommen werden, viel besser abschneiden. Diese Situation kann das Unternehmen dazu zwingen, vorübergehend seine Herangehensweise an seine Zielkundengruppen zu ändern und die Art und Weise, wie wir unsere Lager und Geschäfte bevorraten, zu ändern.

Es kann hilfreich sein, über Berichte zu verfügen, mit denen Sie in Echtzeit verfolgen können, wie sich die Verkäufe bestimmter Produktgruppen im Vergleich zur Vorwoche, zum Vormonat, zum Vorjahr oder zu einem anderen entsprechenden Zeitraum im Vorjahr entwickelt haben.

Dank solcher Vergleiche können Sie aus den Daten schnell ein Produkt oder eine Produktkategorie identifizieren, bei dem/der Sie einen signifikanten Anstieg oder Rückgang der Beliebtheit feststellen, und andererseits können wir überprüfen, ob dies das Ergebnis einer aktuellen Ausnahmesituation ist oder vielleicht ein Trend, der jedes Jahr oder jeden Monat beobachtet werden kann.

Anhand der Rangfolge der Veränderungen lassen sich die beschriebenen Phänomene schnell erkennen, ohne dass jedes Produkt einzeln untersucht werden muss.

2/ Überprüfung der Vertriebskanäle in Power BI

Vertriebskanäle sind ein wichtiger Bestandteil fast aller Unternehmen, und die Analyse von Vertriebsdaten kann interessante Erkenntnisse liefern. Wenn Sie in einem stationären Geschäft und auf einer E-Commerce-Plattform verkaufen, können Sie die Effektivität jedes dieser Kanäle untersuchen, indem Sie die Interdependenzen zwischen ihnen analysieren. So können Sie die Entwicklung der Verkaufswerte im Laufe der Zeit verfolgen und über ein weiteres Betriebsmodell entscheiden, indem Sie den Verkauf bestimmter Produktsegmente in stationäre oder Online-Shops verlagern.

Eine weitere interessante BI-Analyse könnte darin bestehen, zu untersuchen, wie die einzelnen Kanäle in Bezug auf den Umsatz abschneiden. Sie können beispielsweise die Umsatzdynamik für das Jahr und/oder im Vergleich zum Vorjahr überprüfen und feststellen, welche Vertriebskanäle zulegen und welche abnehmen, und auf dieser Grundlage entscheiden, was als nächstes zu tun ist.

Es lohnt sich auch, die Beziehung zwischen den Vertriebskanälen und der Kundenzufriedenheit zu untersuchen. So erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, an welchen Kanälen es sich noch lohnt, in Bezug auf Service und Kundenzufriedenheit zu arbeiten.

3 / Optimierung der Instandhaltungskosten mit „Was wäre wenn“-Simulationen?

Dienstleistungsunternehmen können daran interessiert sein, die Rentabilität ihrer einzelnen Einrichtungen zu überwachen. Die Branche legt die Zeiten fest, zu denen die Räumlichkeiten den Kunden zur Verfügung stehen müssen. Das Verkehrsaufkommen wiederum bestimmt die Anzahl der Mitarbeiter, die für die Bearbeitung einer bestimmten Anzahl von Kundenbestellungen erforderlich sind.

In jedem Wirtschaftszweig fallen im Laufe des Geschäftsbetriebs einige Fixkosten an, die unabhängig von der Menge der verkauften Waren oder Dienstleistungen sind. Diese Art von Informationen ist oft über verschiedene Aufzeichnungen und Buchhaltungssysteme verstreut, was es schwierig macht, die korrekte Rentabilität eines Punktes zu schätzen.

Power BI eignet sich hervorragend für die Analyse dieser Art von Fällen, da Sie damit benutzerfreundliche Visualisierungen aus einer Vielzahl von Datenquellen erstellen können, die automatisch aktualisierte Live-Daten aus verschiedenen Quellen verwenden.

Auf der Grundlage dieser Daten erstellen Sie einen Bericht, aus dem hervorgeht, zu welchen Zeiten die Transaktionen stattgefunden haben und wie hoch der Wert der Transaktionen war. Diese sollten dann den in den betreffenden Tagen oder Stunden erzielten Einnahmen und Gewinnspannen gegenübergestellt und das Rentabilitätsniveau analysiert werden.

Auf der Grundlage dieser Musteranalyse können Sie entscheiden, ob es rentabel ist, zu bestimmten Zeiten Aufträge anzunehmen, wenn die Instandhaltungskosten höher sind als die in dieser Zeit erzielten Einnahmen. Sie können auch eine Analyse durchführen, die die Frage beantwortet: Wie wird sich das Endergebnis des Unternehmens verändern, wenn Sie Parameter ändern, die unter unserer Kontrolle stehen, wie z. B. die Anzahl der Mitarbeiter oder unsere Arbeitszeiten.

 

4 / Erhalten Sie Benachrichtigungen über kritische Ereignisse.

Um schneller auf Veränderungen reagieren zu können, kann Power BI die Benutzer automatisch benachrichtigen, wenn ein bestimmter kritischer Wert in den Daten entdeckt wird. Dies könnte ein Rückgang der Einnahmen unter die Kosten sein oder eine zu niedrige prozentuale Gewinnspanne für ein Produkt. Durch die Integration von Power BI mit dem Power Automate-Dienst können Sie Geschäftsereignisse definieren, die als Auslöser für weitere Alarmierungsmaßnahmen dienen können.

Eine Warnung, die als Ergebnis eines solchen Ereignisses gesendet wird, kann Informationen über den Indikator, der überschritten wurde, und einen Link enthalten, der Sie zu dem Power BI-Serviceelement führt, in dem der Indikator gefunden wurde. Auf diese Weise kann eine unerwünschte Situation sofort untersucht und vorbeugende Maßnahmen ergriffen werden.

Was kann bei der Analyse von Unternehmensdaten schief gehen?

 Business-Intelligence-Systeme sind unerlässlich, wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine datengesteuerte Kultur aufbauen wollen. Aber aufgepasst! Schöne bunte Diagramme (insbesondere Kreisdiagramme 😉) führen nicht immer zu den richtigen Schlussfolgerungen und guten Geschäftsentscheidungen. Was kann bei der Analyse von Daten in einem BI-System schief gehen?

Falsche und unvollständige Daten

Sicherstellen, dass die verschiedenen Datenquellen, die Sie in Power BI verwenden, vollständig und korrekt sind. Prüfen Sie, wie die Daten verwaltet werden, und bemühen Sie sich um eine einzige Wahrheitsquelle (sog. Single source of truth) in Ihrem Unternehmen. Dies können Sie beispielsweise durch die Implementierung eines Data Warehouse oder eines so genannten Data Lake erreichen. Schlechte Daten können zu falschen strategischen Entscheidungen führen, und das wollen Sie natürlich vermeiden. Es lohnt sich also, einige Mühe in die Vorbereitung zu stecken, bevor Sie mit der Präsentation der Daten fortfahren.
 

Zu komplexe Visualisierungen

Das menschliche Gehirn kommt mit der Verarbeitung von Zahlen nicht so gut zurecht, und zu komplizierte Diagramme machen es sehr schwierig, Daten zu analysieren und sinnvolle Schlussfolgerungen zu ziehen. Passen Sie das Bildmaterial an die Bedürfnisse Ihres Publikums an (manche sind vielleicht eher in der Lage, Diagramme zu lesen, andere weniger), und achten Sie bei der Darstellung der Daten auf Minimalismus.

Wegfall des Kontextes

Der Kontext ist bei der Präsentation von Daten äußerst wichtig. Es ist unwahrscheinlich, dass alle Daten für alle Nutzer angezeigt werden. Wählen Sie die wichtigsten Daten (zum Beispiel die in diesem Text empfohlenen 😉) im Zusammenhang mit Ihren Geschäftszielen und -kennzahlen. Definieren Sie die internen Zielgruppen, die BI-Analysen zur Entscheidungsfindung nutzen werden.

Die falschen Visualisierungen verwenden

In Power BI finden Sie verschiedene Möglichkeiten, Ihre Daten zu präsentieren – einfacher Text, Tabellen, Heatmaps, Balkendiagramme und vieles mehr. Wählen Sie unter Berücksichtigung der Art der Daten und der Informationen, die sie vermitteln sollen, die bestmöglichen Visualisierungen. Mit „am besten“ meinen wir, dass sie für Ihr Publikum verständlich sein sollten, vor allem, wenn es nicht sehr technisch veranlagt ist.

Einige abschließende Gedanken

Business-Intelligence-Systeme erleichtern es, Schlüsse aus den Daten zu ziehen, die als Ergebnis von Geschäftsvorfällen in einem Unternehmen erfasst werden. Einer ihrer Hauptvorteile ist die Fähigkeit, Daten aus einer Vielzahl spezialisierter Quellen zu sammeln. Dies ermöglicht es, Phänomene zu erkennen, die bei einer früheren getrennten Analyse möglicherweise unbemerkt geblieben wären, und so neue Absatzmöglichkeiten oder Quellen unnötiger Kosten zu entdecken. Von Jahr zu Jahr werden die Daten eines Unternehmens zu einer immer wertvolleren Ressource, die oft als das „neue Öl“ bezeichnet wird, und ihre ordnungsgemäße Erfassung, Analyse und Nutzung ist heute der Schlüssel zum Fortbestand des Unternehmens und zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit.

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